Im Normalfall entsteht die Umsatzsteuer mit der Ausführung einer Leistung.
Beispiel: Ein Installateur repariert bei einem Kunden eine Wasserleitung. Die Arbeiten schließt er am 29.06.2014 ab. Die Rechnung über die Installationsarbeiten erhält der Kunde am 25.10.2014 und bezahlt sie erst am 20.11.2014.
Die Umsatzsteuer ensteht dennoch schon mit Ablauf des Monats Juni und wird am 10.07.2014 gegenüber dem Finanzamt fällig. Der Unternehmer muss sie also vorfinanzieren.
Für die Entstehung der Umsatzsteuer ist weder die Ausstellung einer Rechnung noch die Zahlung des Kunden erforderlich. Unabhängig von alledem entsteht die Steuer mit dem Ablauf des Monats, in dem die Leistung ausgeführt wurde (Sollversteuerung).
Für kleinere Gewerbeunternehmen bis zu einem Vorjahresumsatz von 500.000 € gibt es eine Vereinfachung: Zur Vermeidung solcher Belastungen kann das Finanzamt – auf Antrag des Unternehmers – die sogenannte Istversteuerung genehmigen.
In einem Streitfall, über den das Finanzgericht Niedersachsen (FG) entschieden hat, hatte der Unternehmer den Antrag nicht schriftlich gestellt. Vielmehr hatte er seine Umsätze einfach nach der Istversteuerung in seinen Steuererklärungen angegeben. Auch nach Ansicht des FG muss der Antrag nicht förmlich gestellt werden, sondern kann auch durch ein entsprechendes schlüssiges Verhalten (konkludente Antragstellung) erfolgen. Ein förmliches Genehmigungsschreiben des Finanzamts ist dann ebenfalls nicht erforderlich.
Hinweis: Es besteht die Möglichkeit, eine Dauerfristverlängerung für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung zu beantragen. Dann wird die Umsatzsteuer immer erst einen Monat später fällig. Allerdings ist für diese Erleichterung eine pauschale Sondervorauszahlung zu leisten, so dass die Fristverlängerung zu einer finanziellen Belastung führt.