… wenn der Finanzbeamte mit dem Meterstab ins Büro kommt
Zum Jahresende steht das große Umräumen der Akten des abgelaufenen Geschäftsjahres 2014 wieder bevor: Die Jahresabschlüsse, die Anlagevermögenskarteien, die Lohnkonten, die Geschäftsbriefe etc. unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
Bei vielen gleicht das Archiv einer Bibliothek und häufig ist der Platz für die Akten wieder mal zu wenig.
Was kann ich steuerlich geltend machen?
Für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen im Archiv ist handels- und steuerrechtlich eine Rückstellung zu bilden. Dies ist eine Pflicht. Dazu kommt, dass diese nach beiden Rechtsgrundlagen in unterschiedlicher Höhe zu bilden ist. Im Gegensatz zum Steuerrecht ist im Handelsrecht nämlich eine Abzinsung vorzunehmen.
Was darf ich entsorgen?
Neben der verpflichtenden 10- Jahresfrist für Jahresabschlüsse und Anlagevermögenskarteien, sind Lohnkonten und Geschäftsbriefe nur sechs Jahre aufzubewahren.
Sollten Unterlagen länger aufbewahrt werden, kommt eine Rückstellung nicht in Betracht, da keine rechtliche Verpflichtung besteht. Da die Zusammensetzung meistens nicht oder nur unter großem Aufwand möglich ist, kann ein 20%-iger Abschlag von den Gesamtkosten vorgenommen werden.
Die in der Praxis gängige Ermittlungsmethode für den steuerlichen Rückstellungsbetrag ist, dass alle jährlich anfallenden Kosten für den Archivraum (Mietaufwendungen bzw. Gebäudeabschreibung, Grundsteuer, Gebäudeversicherungen, Abschreibung für Regale und Schränke, Reinigungskosten, Hausmeisterkosten) nach 20%-igem Abschlag mit dem Faktor 5,5 (durchschnittliche Aufbewahrungsdauer) multipliziert werden. Hinzu kommen einmalige Aufwendungen für die Einlagerung.
Um den handelsrechtlichen Rückstellungsbetrag zu ermitteln, muss der steuerliche Wert noch hinsichtlich der Restlaufzeit abgezinst werden.
Aber daran denken: die Kosten bzw. die Größe des Archivs werden meist auch geprüft!
Benötigen Sie mehr Informationen sind wir gerne für Sie da!
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